Planen Sie Ihre Kurse mit System

Mit welante planen Sie Ihre Seminare, Kurse und Lehrgänge einheitlich auf Grundlage der im System hinterlegten Daten (z.B. Kategorien, Zeiträume, Orte, Referenten). Konflikte bei der Zuordnung von Räumen, Referenten und Terminen (Ausfalltagen) werden im System visuell angezeigt. Alle Kurse können einfach repliziert werden. Das spart viel Zeit bei der Planung eines neuen Zeitraums.

Vereinfachen Sie die Planung

Sie können beliebige Zeiträume anlegen (z.B. Quartal, Semester, Jahr). Durch hinterlegen eines neuen Zeitraums können Sie bestehende Veranstaltungen bequem kopieren, die regelmässig wiederholt werden.

Zur Vermeidung von Terminkonflikten können Sie auch die Ausfalltage (z.B. Ferien, Feiertage) zentral erfassen. Die hinterlegten Ausfalltage werden bei der Kursplanung automatisch berücksichtigt. Terminkonflikte werden visuell angezeigt.

Strukturieren Sie Ihre Angebote

Über frei definierbare Kursarten (z.B. Seminar, Einzelunterricht, Infoanlass etc.), Kategorien (z.B. Informatik, Sprachen etc.) und Unterkategorien (z.B. Sprachen: Englisch, Chinesisch etc.) können Sie Ihr Kursprogramm strukturieren und die jeweiligen Veranstaltungen thematisch einordnen. Gleichzeitig behalten Sie leicht den Überblick über Ihr komplettes Angebot, da Sie nach den einzelnen Kursarten und Kategorien filtern können.

Differenzieren Sie Ihre Preise

Sie können beliebige Preiskategorien erstellen (z.B. Studenten, Senioren, Mitglieder) und pro Preiskategorie einen Rabatt relativ zum Standard-Preis gewähren (pauschal, prozentual). Besonders praktisch: Sie können Preise und Gruppen verknüpfen. Wenn bei einem Teilnehmenden die entsprechende Gruppe hinterlegt ist (z.B. Mitglieder) wird der reduzierte Preis automatisch zugewiesen und bei der Kalkulation und Rechnungsstellung entsprechend herangezogen.

Erleichtern Sie sich die Raumplanung

In einem eigenen Register erfassen Sie alle Kurs-Standorte (auch externe) und die verfügbaren Räume. Dank Planungshilfen finden Sie rasch einen geeigneten Raum, der verfügbar ist. Doppelbelegungen werden angezeigt. Sie können zudem die Raum-Kapazität festhalten, Kontaktpersonen hinterlegen und Dateien wie Mietverträge ablegen.

Verwalten Sie alle Referenten zentral

Referenten werden in welante als erweiterte Kontakte mit zusätzlichen Angaben (z.B. AHV-Nummer, Bankangaben) behandelt und in einem separaten Register geführt.

Behalten Sie den Überblick über alle Anmeldungen

Die Anmeldung, Umbuchung oder Annullierung von Teilnehmenden erfolgt ganz einfach mit wenigen Klicks. Direkt beim Kurs aber auch im Register «Teilnehmer» sehen Sie mit einem Blick welchen Status die einzelnen Teilnehmenden aktuell haben (z.B. Registriert, Unbezahlt, Bezahlt, Annulliert, Warteliste). Teilnehmer- und Wartelisten erstellen Sie mit einem Klick - immer auf Basis der aktuellsten Daten.

Wer war wann anwesend im Kurs?

Zur Kontrolle der An- und Abwesenheiten erstellen Sie auf Knopfdruck eine Anwesenheits-Matrix (Excel-File), wo die Kursleitenden die Absenzen der Kursteilnehmenden erfassen können. Nach der Rückmeldung des Kursleitenden erfassen Sie die An- und Abwesenheiten direkt beim Kurs. Dabei können Sie bei jedem Eintrag auch einen Kommentar eingeben (z.B. Unentschuldigte Absenz).

Es geht aber noch komfortabler und einfacher. Mit der Zusatzfunktion «Kursleiter-Login» kann der Kursleitende die Teilnehmer-Liste und die Anwesenheits-Matrix selbst herunterladen und die An- und Abwesenheiten online erfassen. Die erfassten An- und Abwesenheiten werden dann automatisch im System verarbeitet.

Sie erhalten Unterstützung durch grafische Hilfen

Die grafische Kalenderansicht ist besonders hilfreich, wenn Ressourcenkonflikte auftreten und zu lösen sind. Im Kalender werden die Termine aller Veranstaltungsorte visuell dargestellt (Wochen-, Tages- und Stundenansicht). Sie können direkt im Kalender zwischen den Orten wechseln und auch Referenten mit einblenden.

Soll der Kurs durchgeführt werden?

In der Kalkulation haben Sie die Einnahmen und Ausgaben pro Kurs stets aktuell im Blick. Somit sind Sie jederzeit informiert, ob sich die Durchführung eines Kurses für Sie lohnt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die kumulierten Einnahmen und Ausgaben über eine oder mehrere Kurskategorien oder über einen beliebigen Zeitraum (z.B. Semester) abzurufen.

Erstellen Sie Ihre benötigten Dokumente mit einem Mausklick

Dank der zentralen Speicherung aller erforderlichen Informationen bereitet welante Ihre benötigten Dokumente im Hintergrund ab Vorlage für Sie vor (z.B. Anmeldebestätigung, Zertifikat etc). Es sind somit keine händischen Arbeiten mehr erforderlich. Das spart viel Zeit. Warte- und Teilnehmerlisten wie auch Anwesenheitslisten sind stets auf dem aktuellsten Stand und ebenfalls mit einem Mausklick erstellt.

Wo legen Sie Dateien ab?

Daten werden heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Mit welante können Sie Dateien (z.B. Word, PDF) direkt beim Kurs (z.B. Flyer) hochladen. Weiter können Sie definieren, ob die Datei nur für interne Zwecke bestimmt ist (z.B. Referenten Vereinbarung) oder auch für Dritte sichtbar sein soll (z.B. Kurs-Flyer).

Exportieren Sie Ihre Daten mit einem Klick

Die welante Kursverwaltung ermöglicht dem Anwender praktisch von jeder Seite innerhalb der Software den Export nach Excel - mit nur einem Mausklick. Darüber hinaus können Sie durch individuelle Abfragen und Auswertungen auch eigene Listen erstellen und exportieren.

Finden Sie was Sie suchen?

Mit der Suchfunktion können Sie in der Datenbank nach Wörtern, Wortfragmenten und Zahlen suchen. Über einen umfassenden Datenfilter können Sie zudem individuelle Auswertungen tätigen und als spezifische Filter speichern – ganz ohne Programmier-Kenntnisse.

Vermarkten Sie Ihre Angebote im Internet

Möchten Sie Ihr Kursangebot auf Ihrer Website veröffentlichen und für Interessierte buchbar machen. Mit der Zusatzfunktion «Kursausschreibung» können Sie Ihre Seminare und Lehrgänge direkt auf Ihrer Website ausschreiben - kundenfreundlich und optimiert für Suchmaschinen wie Google.
Bei eingehenden Online-Anmeldungen werden die Kunden-Daten automatisch im System verarbeitet. Adieu mühsames abtippen von E-Mail Anmeldungen.

Verbessern Sie das Kundenerlebnis

Möchten Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten? Mit der Zusatzfunktion «Teilnehmer-Login» sind Ihre Kunden dank Self-Service Funktionen in der Lage, selbständig mit ihrem Unternehmen zu interagieren (z.B. Kontakt-Daten bearbeiten, Dokumente herunterladen). Dies führt zu einem besseren Kundenerlebnis. Gleichzeitig wird der administrative Aufwand im Kundenservice spürbar reduziert.

Vereinfachen Sie die Kommunikation

Möchten Sie die Kommunikation mit Ihren Kurs-Leitenden optimieren? Mit der Zusatzfunktion «Kursleiter-Login» sind Ihre Referenten dank Self-Service Funktionen in der Lage, selbständig mit ihrem Unternehmen zu interagieren (z.B. Teilnehmer-Listen herunterladen, Kurs-Dokumente hochladen, Absenzen erfassen). Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und entlastet alle beteiligten Personen.

Vermieten Sie Ihre Räume an Dritte

Haben Sie eigene Räume, die Sie an Dritte vermieten möchten, um zusätzliche Einnahmen zu generieren? Dank der Schnittstelle «Raumbuchung» können Interessierte direkt über Ihrer Website nach verfügbaren Räumen suchen und gleich einen passenden Raum auswählen und reservieren.

Studiengänge einfach verwalten

Mit diesem Modul können Sie Lehrgänge bestehend aus Modulen erstellen und verwalten. Teilnehmende können in den Lehrgang bzw. alle Module oder in einzelne Module des Studienganges eingebucht werden.

Optionen beim Kurs hinterlegen

Mit diesem Modul können Sie Optionen beim Kurs erstellen (z.B. Essen: ja/nein). Sie können bei Optionen auch Artikel mit Preisen hinterlegen, welche bei der Kurs Anmeldung angezeigt werden. Die gewählten Optionen können bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden.

Honorar für externe Referenten

Mit diesem Modul können Sie ein Honorar (pro Unterrichtseinheit, pro Stunde etc.) und Spesen beim Referenten erfassen (Brutto, ohne Abzüge). Das Honorar des Kursleitenden wird in der Kurs-Kalkulation zur Berechnung der Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.

Feedback erhalten

Mit diesem Modul können Sie Umfragen erstellen und an Teilnehmende und/oder Referenten senden, um nach der Durchführung eines Kurses gezielt Feedback einzuholen.